Политика обработки персональных данных

Оператором персональных данных является Индивидуальный предприниматель Миронов Вячеслав Владимирович, ИНН 463403334515, ОГРНИП 317463200044825, электронная почта: reg@codex-chat.ru.

Политика применяется к сайту https://codex-sps.ru, гостевому и зарегистрированному чату, поиску, личному кабинету, доступным функциям работы с документами, оплате, поддержке и техническим журналам CODEX.

• законность, справедливость и прозрачность;
• обработка только для заранее определённых целей;
• минимизация состава и объёма данных;
• точность и возможность исправления;
• ограничение срока хранения;
• конфиденциальность и применение организационных и технических мер защиты;
• раздельное хранение данных, обрабатываемых для несовместимых целей.

Оператор может обрабатывать данные:

• посетителей сайта и пользователей гостевого режима;
• зарегистрированных пользователей и плательщиков;
• представителей организаций и индивидуальных предпринимателей;
• лиц, сведения о которых пользователь правомерно включает в загруженный документ или запрос;
• лиц, обратившихся в поддержку или направивших претензию.

В зависимости от используемой функции обрабатываются:

• адрес электронной почты, идентификатор аккаунта и сведения о тарифе;
• хэш пароля, токены авторизации и сведения о подтверждении электронной почты;
• тексты запросов, история чатов, обратная связь и созданные документы;
• содержимое, название, формат и технические параметры загруженных файлов;
• сведения о платеже, статусе и идентификаторе операции без хранения полного номера банковской карты;
• IP-адрес, cookie, user-agent, дата и время действий, журналы ошибок и безопасности;
• сведения из обращения в поддержку или претензии.

CODEX не предназначен для идентификации человека по биометрическим данным и не запрашивает такие данные. Пользователю не следует загружать изображения лица, отпечатки, записи голоса и иные данные в целях биометрической идентификации.

В юридических материалах могут случайно присутствовать сведения о здоровье, интимной жизни, национальности, политических или религиозных убеждениях, а также данные о привлечении к ответственности. Перед загрузкой пользователь должен удалить или обезличить такие сведения, если они не требуются для задачи. Когда их обработка необходима, она допускается только при наличии предусмотренного законом основания и в минимальном объёме.

Оператор осуществляет сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передачу уполномоченным обработчикам, обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение данных с применением средств автоматизации и, при необходимости, без них.

Для формирования ответа Оператор может привлекать поставщиков вычислительной инфраструктуры, электронной почты, защиты от автоматизированных атак, платёжных услуг и моделей искусственного интеллекта. Им передаётся только объём данных, необходимый для соответствующей операции, на основании договора или иного законного основания.

Перед передачей текста внешней AI-модели Оператор стремится исключать прямые идентификаторы и не передавать исходный файл, когда задачу можно решить по обезличенному фрагменту. Пользовательские материалы не передаются для обучения общедоступных моделей без отдельного согласия.

Если обработчик находится за пределами Российской Федерации, передача допускается только после выполнения требований о локализации первичной базы, оценки условий защиты и направления необходимого уведомления о трансграничной передаче.

При сборе данных граждан Российской Федерации их первичная запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение и извлечение выполняются с использованием баз данных на территории Российской Федерации, кроме прямо предусмотренных законом случаев.

Резервные копии, журналы и производные данные защищаются с учётом их содержания. Доступ предоставляется только лицам, которым он необходим для эксплуатации, безопасности, поддержки или исполнения требований закона.

• данные аккаунта — пока аккаунт действует и до 30 дней после его удаления, если более длительное хранение не требуется законом;
• чаты и пользовательские документы — до удаления пользователем либо аккаунта; остаточные копии удаляются из резервных систем в срок до 30 дней;
• гостевые запросы и технические идентификаторы — до 30 дней, если они не нужны для расследования инцидента или защиты прав;
• платёжные и бухгалтерские сведения — в течение срока, установленного законодательством о бухгалтерском и налоговом учёте;
• сведения о заключении договора и согласиях, если они получены, — в течение срока действия договора и срока исковой давности после его прекращения;
• журналы безопасности — до одного года, если более длительный срок не требуется для расследования инцидента.

Обязательные cookie и локальное хранилище применяются для авторизации, безопасности, сохранения сессии и пользовательских настроек. Необязательная аналитика и реклама могут использоваться только после получения согласия, когда такое согласие требуется. Пользователь может удалить cookie в настройках браузера, однако часть функций после этого может работать некорректно.

• разграничение прав доступа и применение многофакторной защиты административных аккаунтов;
• шифрование сетевого соединения и безопасное хранение секретов;
• журналирование действий с повышенными полномочиями;
• резервное копирование и проверка восстановления;
• обновление программного обеспечения, фильтрация файлов и мониторинг инцидентов;
• обезличивание и минимизация данных до передачи внешнему обработчику;
• процедуры реагирования, блокирования и уничтожения данных.

Пользователь вправе:

• получить сведения об обработке своих данных;
• потребовать уточнения, блокирования или удаления неточных либо незаконно обрабатываемых данных;
• отозвать согласие, когда обработка основана на согласии;
• возразить против обработки на основании законного интереса;
• запросить удаление отдельных чатов, файлов или аккаунта через доступные средства либо по адресу Оператора;
• обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.

Запрос направляется на reg@codex-chat.ru. Оператор может запросить сведения, необходимые для подтверждения личности и предотвращения раскрытия данных постороннему лицу.

Пользователь не должен передавать избыточные данные третьих лиц. Перед загрузкой договора, судебного акта, переписки или удостоверяющего документа рекомендуется скрыть адреса, паспортные данные, номера счетов и иные идентификаторы, которые не нужны для анализа. Оператор вправе отклонить файл либо ограничить его обработку, если риск нарушения прав очевидно превышает пользу от обработки.

Актуальная редакция постоянно доступна по адресу /legal/privacy. Существенные изменения могут дополнительно сообщаться в интерфейсе или по электронной почте.

Обращения по персональным данным: reg@codex-chat.ru. Оператор: Индивидуальный предприниматель Миронов Вячеслав Владимирович.